Jak zorganizować swój czas pracy?

Jak zorganizować swój czas pracy?

„Czas to pieniądz” to powiedzenie, które jest mocno zakorzenione w filozofii życia każdego z nas. Każdy pędzi do swojego celu, a Wy, przedsiębiorcy, nie jesteście oszczędzani! Pożegnaj się z wieczorami spędzanymi w biurze, pod blaskiem ostatnich neonów zapalonych po wyjściu wszystkich kolegów. Optymalizacja czasu to tylko kwestia dobrej woli!

Od zwykłych e-maili, przez zewnętrzne spotkania biznesowe, po długie narady — wszystkie elementy wydają się działać przeciwko Tobie, stawiając Cię w trudnej sytuacji z niekończącymi się plikami pod pachą! Nie martw się, nie jesteś jedyną ofiarą czasu – 40% menedżerów przyznaje, że żyje z prędkością 100km/h. Jednak rozwiązania tego problemu nie są takie same dla wszystkich, ponieważ każdy ma swój własny sposób pracy, z jego zaletami i wadami. Przejście przez fazę samoobserwacji pozwoli Ci namierzyć własne słabości.

Zorganizowanie się jest słowem kluczowym.

Trudno o pogodę ducha, gdy ma się świadomość masy pracy do wykonania przed określonym terminem. Wręcz przeciwnie, szybko czujemy się przytłoczeni, a nieporządek przyciąga nieporządek. Na początek zrób kilka prostych postanowień: uporządkuj sumiennie swoje biurko i zrób to samo ze swoim narzędziem pracy, którym najczęściej jest komputer. Twórz foldery, a nawet podfoldery, także w skrzynce e-mail, i organizuj je w kolejności priorytetów. Pliki chwili muszą być szybko dostępne! Nadanie jasnej i określonej struktury swojemu otoczeniu pomoże Ci się skoncentrować i być bardziej produktywnym. Tak więc należy używać „list rzeczy do zrobienia”. Na nich będziesz zapisywać wszystkie swoje zadania w kolejności ich ważności, regularnie je aktualizując, ponieważ Twoje priorytety mogą się zmieniać z dnia na dzień.

Zarządzanie swoim czasem to konieczność.

Jeden rok jako przedsiębiorca jest podobny do dziesięciu lat jako pracownik, jak niektórzy z was mogą powiedzieć. Trudno wszystko pogodzić, gdy dni wypełnione są kilkunastoma zajęciami i decyzjami. Pamiętaj, że aby wygrać, trzeba być przygotowanym na porażkę. Nie unikaj więc regularnych przerw (podobnych do tych zalecanych podczas jazdy samochodem). Robienie przerwy co dwie godziny i/lub przerwy pomiędzy dwoma oddzielnymi plikami zapewnia dystans do sytuacji, z którymi stykasz się w ciągu dnia. Cokolwiek robisz podczas tej przerwy, najważniejsze jest, abyś oderwał głowę od kierownicy, abyś miał czas na oddech. Z drugiej strony, nie należy mylić „przerw” ze „spotkaniami poza pracą”. Te ostatnie z pewnością zakłócą twój dzień i zajmą nieproporcjonalnie dużo czasu w twoim dzienniku, nawet jeśli już je uporządkujesz. Najlepiej jest uzgodnić z osobą, z którą się spotykasz, albo rano, albo „późno”, czyli pod koniec dnia, tak abyś mógł udać się tam przed lub po dotarciu do swojego biura, unikając w ten sposób niepotrzebnych i czasochłonnych podróży powrotnych! Co więcej, mądrze byłoby unikać spotkań w porze lunchu, gdzie będziesz miał tendencję do wydłużenia czasu dostępności, nie zdając sobie z tego sprawy! To samo dotyczy przerw na kawę i papierosa. Istnieją granice profesjonalnego kumplowania się, gdy wpływa ono na efektywność.

Nauka ustępstw.

Jeśli liczba zadań, które zajmują Twój dzień, jest znaczna, rozpraszaczy również jest wiele. Maile i telefony przychodzą ze wszystkich stron, pomiędzy alarmami dźwiękowymi i wizualnymi, nic dziwnego, że w końcu boli Cię głowa! Naucz się ignorować te zakłócenia: nie otwieraj skrzynki pocztowej, gdy masz do czynienia z dużymi plikami (możesz też zaplanować przedziały czasowe, w których będziesz zajmować się swoimi e-mailami, zamiast robić to na bieżąco). Jeśli chodzi o telefon komórkowy, deleguj odbieranie połączeń do kolegi, któremu odwdzięczysz się w odpowiednim czasie, lub po prostu umieść się na tablicy ogłoszeń, określając swoją dostępność lub powód nieobecności. Ponadto, jeśli musisz pracować w otwartej przestrzeni, szybko zorientujesz się, jak bardzo to środowisko może sprzyjać dekoncentracji. Każdy mówi i pyta o X powodów, kiedy chce. Takie prośby spowalniają realizację zadań, ponieważ po ich załatwieniu będziesz potrzebował trochę czasu na ponowne dostosowanie się, aby móc wrócić do efektywnej pracy.

Stajemy się monozadaniowi, a nie wielozadaniowi.

Nawet jako przedsiębiorca nie jesteś zwolniony z zasady: nie ma czegoś takiego jak superman. Nie próbuj zajmować się kilkoma rzeczami naraz, albo po trochu wszystkim w ciągu jednego dnia. Prowadzi to bowiem do drobnych błędów, do których będziesz musiał później wracać. Więc tak, potrzeba dużo energii i koncentracji, aby ciężko pracować nad plikiem, aby nie stracić perspektywy na temat. Jednak zbytnie rozpraszanie się poprzez pracę nad kilkoma plikami naraz to strata czasu, ponieważ za każdym razem trzeba będzie brać pod uwagę parametry danego tematu.

Krótko mówiąc, nie na wszystkich wpłynie ten sam rodzaj porad, ale ważne jest to, że uda ci się namierzyć złe nawyki, w których jesteś uwięziony i które drogo cię kosztują, aby im zaradzić. Nie zapominaj, że próbowanie jest już zwycięstwem nad tymi, którzy nic nie robią

Może cię też zainteresować